Udostępnij tę stronę:

Skanowanie i archiwizacja dokumentów

Podstawą funkcjonowania każdego nowoczesnego przedsiębiorstwa jest szybki i łatwy dostęp do posiadanych dokumentów i zasobów. Przekształcenie dokumentów z postaci papierowej do elektronicznej pozwala na stworzenie jednolitych mechanizmów bezpiecznego składowania, wyszukiwania i przesyłania wszelkich informacji.

Gdy firma produkuje ogromną ilość dokumentów papierowych, ma wiele oddziałów o różnych lokalizacjach lub też konieczny jest krótki czas dostępu do informacji, niezbędne staje się wdrożenie systemu archiwizacji i narzędzi wspierających obieg dokumentów w postaci elektronicznej, które znacznie łatwiej wyszukiwać i przetwarzać.

Wdrożenie oprogramowania do zarządzania i archiwizacji dokumentów w formie elektronicznej porządkuje zasoby informatyczne firmy, eliminując lub ograniczając do minimum papierowy obieg dokumentów, co dodatkowo przyczynia się do znacznego obniżenia kosztów funkcjonowania firmy. Elektroniczny system obiegu dokumentów pozwala stworzyć wspólną dla wszystkich użytkowników i aktualizowaną na bieżąco bazę dokumentów i informacji. Zdefiniowanie i wdrożenie procedur wprowadzania, katalogowania i opisywania dokumentów wprowadza do organizacji ład i porządek, umożliwiając jednocześnie szybki dostęp do zasobów zgromadzonych w jednej centralnej bazie danych.

Systemy zarządzania obiegiem dokumentów pozwalają na dostarczenie ich w wersji elektronicznej do właściwych osób - zgodnie ze zdefiniowaną wcześniej ścieżką uprawnień.

Podstawowe zalety archiwizacji dokumentów w formie elektronicznej to:
  • Gwarancja niezmienności archiwizowanych plików
  • Ochrona dokumentów przed zniszczeniem lub zgubieniem
  • Zabezpieczenie archiwizowanych danych przed dostępem osób nieuprawnionych
  • Szybki dostęp do informacji - użytkownicy, nawet w różnych lokalizacjach (wydziałach, oddziałach), mają równoczesny dostęp do danych
  • Brak fizycznego (w postaci papierowej) przemieszczania dokumentów i opóźnień w ich dostarczaniu
  • Szybki zwrot kosztów inwestycji poprzez zminimalizowanie kosztów obsługi
  • Oszczędność czasu
System inteligentnego skanowania jest w pełni przyjaznym dla użytkownika rozwiązaniem, które uzupełnia funkcjonalność urządzeń wielofunkcyjnych wyposażonych w skaner i skanerów nabiurkowych o inteligentny system usprawniający elektroniczną archiwizację danych.
Oprogramowanie OCR, które zamienia skany, pliki PDF i zdjęcia dokumentów wykonane aparatem cyfrowym na format edytowalny lub przeszukiwalny. Eliminuje ręczne wprowadzanie tekstu z papieru do komputera. Pozwala zaoszczędzić czas na tematy ważne, a przez to zwiększyć wydajność pracy i zmniejszyć koszty.
Document Manager NX, pozwala w prosty sposób dokonywać konwersji niejednorodnych dokumentów do określonego formatu pliku oraz łączyć różne typy dokumentów w jednolitą całość. Pozwala to uwolnić informację zawartą w dokumentach jednocześnie zwiększając bezpieczeństwo i wydajność pracy.

DocuWare to nowoczesne oprogramowanie do zarządzania dokumentami klasy Enterprise Content Management. DocuWare zapewnia szybki dostęp do dokumentów zawierających informacje istotne dla sprawnej realizacji wewnętrznych procesów biznesowych. Dzięki DocuWare można automatycznie zarządzać wszystkimi dokumentami ...

Kontakt | O Xerrex | Mapa strony
Copyright © XERREX 2015. Wszelkie prawa zastrzeżone.